Kennisbank

Als arbeidskundig expertisecentrum is het op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen enorm belangrijk.

We willen die kennis graag gebruiken om u en uw organisatie te helpen. Om die reden delen wij onze kennis en ervaring.

Kennisbank

Privacy en verzuim

De wereld van ziekte en verzuim ontwikkelt zich continu. Een nieuwe ontwikkeling is het aanvragen van 'verzuimverlof'. Hierbij meldt een werknemer zich niet ziek, maar wordt er verlof aangevraagd. Een werkgever besluit om dit verlof wel of niet toe te kennen. 

Ontwikkelingen rondom AP en AVG

De nieuwe wettelijke kaders maken het speelveld compleet anders. De noodzaak om de regels te kennen en daarnaar te handelen is groot. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), geeft nadrukkelijk aan te gaan handhaven. De boetes variëren van 2% tot 4% van de jaaromzet bij overtreding. Het Abrona-arrest heeft op iedereen veel indruk gemaakt. De rechter stelde zich achter de AP op. Abrona had teveel medische informatie van medewerkers vastgelegd.

De AP heeft een document ‘De zieke werknemer – beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers’ gepresenteerd. Dit document heeft veel losgemaakt. Wat betekent dit beleid concreet? De komst van nieuwe wetgeving in de vorm van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 gaat nóg een stap verder.

In de praktijk

De basis voor de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De werkgever heeft de plicht om loon bij ziekte door te betalen en de werknemer te laten re-integreren. Daarom is er een ontheffing van het verbod om gezondheidsgegevens bij de werknemer op te vragen. De werkgever mag echter maar een beperkt aantal gegevens opvragen. Het gaat om:

  • Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • Vermoedelijke duur van het verzuim;
  • De lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of er sprake is van een vangnet Ziektewet, arbeidsongeval of regres.

Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld suikerziekte en epilepsie. Het is voor collega’s van belang dat ze weten dat er sprake kan zijn van een hypo of een epileptische aanval. De werkgever kan beperkingen wel beschrijven. De volgende termen mag hij daarvoor gebruiken:

  • Bukken, langdurig staan, langdurig zitten;
  • Tillen, grijpen, dragen;
  • Knielen, hurken;
  • Duwen, trekken;
  • Concentreren en verdelen van de aandacht;
  • Omgaan met conflicten.

De NVAB heeft een leidraad geschreven waarin ‘verboden begrippen’ en mogelijke alternatieven vermeld staan. De alternatieven zijn cursief weergegeven:

  • Benoemen van de aandoening – De verzuimoorzaak is medisch
  • Chemotherapie – Gerichte behandeling
  • Fysiotherapeut – Behandelaar
  • Geopereerd aan… – Gerichte behandeling, op korte termijn re-integratiemogelijkheden
  • Hartklachten – Energetische beperkingen
  • Knieklachten – Onvoldoende mobiel, beperkingen met langdurig achtereen lopen
  • Psychische aandoening – Aandoening
  • Ruzie met manager of collega – Verstoorde arbeidsverhouding
  • Psycholoog – Deskundige begeleider

Ook in de verplichte documenten, zoals de probleemanalyse en het plan van aanpak, gelden deze privacyregels.

Registratie en AVG

De gegevens van zieke werknemers leggen werkgevers en arbodienstverleners vast in digitale systemen. Een verzuimsysteem moet volgens artikel 13 Wbp voldoen aan meerfactor-authenticatie en periodieke veiligheidscontroles. Bij ADXpert hebben we daarom bewust gekozen voor Verzuimsignaal van Unit4. Op de markt lopen zij voorop op het gebied van veiligheid. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om het woord ‘griep’ in te voeren. Het medische gedeelte is zorgvuldig afgeschermd en alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts.

Bewaren van gegevens

Een nieuwe eis is dat verzuimgegevens niet lang bewaard mogen worden. Bij ADXpert is het beleid dat alleen de noodzakelijke gegevens van de zieke werknemer ingevoerd worden. Na herstel worden deze gegevens weer verwijderd. Het invoeren en administreren van de gegevens van alle medewerkers, wat bij andere arbodienstverleners wel gebruikelijk is, doen we bij ADXpert bewust niet. Dat scheelt ook in de administratieve last. Het up-to-date houden van het personeelsbestand is dan niet nodig.

Conclusie

In onze praktijk zien we veel werkgevers die heel actief aan verzuimbegeleiding doen. Zij acteren zoals de wetgever dat van ze vraagt en hoe het verwoord is in de Wet verbetering poortwachter. Deze actieve verzuimbegeleiding botst soms met de nieuwe beleidsregels van de AP. Waar moet u als werkgever met de aangescherpte privacyregels op letten?

  • Per 1 juli 2018 moet u een basiscontract hebben met een arbodienst;
  • Werkgever en werknemer mogen alleen spreken over mogelijkheden, beperkingen en re-integratie, op basis van een advies van de arbodienst of bedrijfsarts;
  • Het verzuimpercentage van een zieke werknemer moet gebaseerd zijn op advies van de arbodienst en/of bedrijfsarts (ECLI:NL:RBMNE:2016:6795);
  • De reden voor de vangnetregeling (bijvoorbeeld zwangerschap) mag werkgever niet registreren;
  • Uitdrukkelijke toestemming van werknemer geldt niet vanwege de gezagsverhouding.Werken zonder een arbodienst is daarom niet meer mogelijk. 
  • Daarnaast is het van belang dat u de arbodienst controleert hoe zij de gegevens registreren. U als werkgever blijft immers verantwoordelijk.
Mijn advies

Ik adviseer om de arbodienstverlener als partner te zien en te betrekken bij elke verzuimsituatie waar u zorgen bij krijgt.