Kennisbank

Privacy en verzuim

Dit artikel is aangepast op 5 november 2021.

De wereld van ziekte en verzuim ontwikkelt zich continu. Het is goed om als werkgever stil te staan bij deze ontwikkelingen, zeker nu er steeds meer aandacht is voor privacy. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven van wat er speelt rondom dit onderwerpen en aan welke regels voldaan moet worden. Maar ook de menselijke maat bij het hanteren van deze regels moet niet vergeten worden.

Ontwikkelingen rondom AP en AVG

Wettelijke kaders maken het speelveld compleet anders. De noodzaak om de regels te kennen en daarnaar te handelen is groot. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), geeft nadrukkelijk aan te gaan handhaven. De boetes variëren van 2% tot 4% van de jaaromzet bij overtreding. Het Abrona-arrest heeft op iedereen veel indruk gemaakt. De rechter stelde zich achter de AP op. Abrona had teveel medische informatie van medewerkers vastgelegd.

De AP heeft een document ‘De zieke werknemer – beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers’ gepresenteerd. Dit document heeft veel losgemaakt. Wat betekent dit beleid concreet? 

In de praktijk

De werkgever heeft de plicht om loon bij ziekte door te betalen en de werknemer te laten re-integreren. Daarom is er een ontheffing van het verbod om gezondheidsgegevens bij de werknemer op te vragen. De werkgever mag echter maar een beperkt aantal gegevens opvragen. Het gaat om:

  • Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • Vermoedelijke duur van het verzuim;
  • De lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of er sprake is van een van de vangnetregelingen van de Ziektewet. Uw werknemer is daarbij niet altijd verplicht te vermelden van welke regeling sprake is.

Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld suikerziekte en epilepsie. Het is voor collega’s van belang dat ze weten dat er sprake kan zijn van een hypo of een epileptische aanval. De werkgever kan beperkingen wel beschrijven. De volgende termen mag hij daarvoor gebruiken:

  • Bukken, langdurig staan, langdurig zitten;
  • Tillen, grijpen, dragen;
  • Knielen, hurken;
  • Duwen, trekken;
  • Concentreren en verdelen van de aandacht;
  • Omgaan met conflicten.

De NVAB heeft een leidraad geschreven waarin ‘verboden begrippen’ en mogelijke alternatieven vermeld staan. De alternatieven zijn cursief weergegeven:

  • Benoemen van de aandoening – De verzuimoorzaak is medisch
  • Chemotherapie – Gerichte behandeling
  • Fysiotherapeut – Behandelaar
  • Geopereerd aan… – Gerichte behandeling, op korte termijn re-integratiemogelijkheden
  • Hartklachten – Energetische beperkingen
  • Knieklachten – Onvoldoende mobiel, beperkingen met langdurig achtereen lopen
  • Psychische aandoening – Aandoening
  • Ruzie met manager of collega – Verstoorde arbeidsverhouding
  • Psycholoog – Deskundige begeleider

Ook in de verplichte documenten, zoals de probleemanalyse en het plan van aanpak, gelden deze privacyregels.

Registratie en AVG

De gegevens van zieke werknemers leggen werkgevers en arbodienstverleners vast in digitale systemen. Een verzuimsysteem moet voldoen aan meerfactor-authenticatie en periodieke veiligheidscontroles. Bij ADXpert werken we daarom met Verzuimsignaal van Visma Verzuim, volledig ingericht volgens de eisen van de AVG. Op de markt lopen zij voorop op het gebied van veiligheid. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om het woord ‘griep’ in te voeren. Het medische gedeelte is zorgvuldig afgeschermd en alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde medewerkers.

Conclusie

In onze praktijk zien we veel werkgevers die heel actief aan verzuimbegeleiding doen. Zij acteren zoals de wetgever dat van ze vraagt en hoe het verwoord is in de Wet verbetering poortwachter. Deze actieve verzuimbegeleiding botst soms met de beleidsregels van de AP. Waar moet u als werkgever met de aangescherpte privacyregels op letten?

  • Sinds 1 juli 2018 bent u verplicht een basiscontract te hebben met een arbodienst;
  • Werkgever en werknemer mogen alleen spreken over mogelijkheden, beperkingen en re-integratie, op basis van een advies van de arbodienst of bedrijfsarts;
  • Het verzuimpercentage van een zieke werknemer moet gebaseerd zijn op advies van de arbodienst en/of bedrijfsarts (ECLI:NL:RBMNE:2016:6795);
  • De reden voor de vangnetregeling (bijvoorbeeld zwangerschap) mag werkgever niet registreren;
  • Uitdrukkelijke toestemming van werknemer is niet nodig vanwege de gezagsverhouding. 
Mijn advies

Ik adviseer om de arbodienstverlener als partner te zien en te betrekken bij elke verzuimsituatie waar u zorgen bij krijgt.