Kennisbank

Vaste reiskostenvergoeding als financieel risico

Nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden door de intelligente lockdown in maart en de pas afgekondigde tweede lockdown, zijn er voor werkgever en werknemer een aantal veranderingen geweest. Een van deze veranderingen was de grote daling in woon-werkverkeer, waardoor er vragen ontstonden rondom de reiskostenvergoedingen voor werknemers. Het gemakkelijk stop te zetten ov-abonnement leverde weinig tot geen problemen op, maar het is een stuk ingewikkelder wanneer het aankomt op de vaste reiskostenvergoeding.

De vaste reiskostenvergoeding was voor de coronacrisis als volgt geregeld: indien de werknemer 60% van de vastgestelde 214 werkdagen per jaar, ook daadwerkelijk reisde van woning naar werk, mocht de werkgever de gereisde kilometers vergoeden op basis van voornoemde 214 dagen.

Tijdens de eerste lockdown bleef deze regeling van kracht en mocht de onbelaste reiskostenvergoeding doorlopen, waarbij geen rekening gehouden werd met het vele thuiswerken. De tweede lockdown bracht echter verandering. De reiskostenvergoeding mag doorlopen tot 1 april 2021; hierna vervalt de goedkeuring. Er komen vanaf die datum daarom twee opties waar de werkgever uit kan kiezen. Een van deze opties is individueel kijken of de werknemer voldoet aan de voorwaarde van 60% en alsnog in aanmerking komt voor de vergoeding. Daarnaast kan de werkgever er ook voor kiezen om alleen de kosten te vergoeden die de werknemer daadwerkelijk heeft gemaakt.

De tweede optie klinkt financieel aantrekkelijk, gezien het massale thuiswerken, en is om een aantal redenen een betere optie dan de eerste. Ten eerste is er veel onzekerheid over de verplichting (ofwel het advies) om thuis te werken, omdat dit iedere week weer kan veranderen. Er zal dus moeten worden gewerkt met aannames voor het aantal reisdagen in 2021, waarbij werknemers er financieel belang bij hebben om dit hoger in te schatten dan daadwerkelijk het aantal reisdagen zal zijn.

Ten tweede neemt het bedrijf een risico, wanneer de aanname fout blijkt. De Belastingdienst zal met verstrekte (onbelaste) vergoedingen niet akkoord gaan, wat vervolgens zal leiden tot onnodig veel werk en hoogstwaarschijnlijk naheffingen waar de organisatie niet op bedacht was. Daarnaast wordt bij een vergoeding van daadwerkelijk gemaakte reiskosten een eerlijker en flexibeler model gehanteerd, waarbij werknemers gestimuleerd worden om bijvoorbeeld een leasefiets te gebruiken voor vervoer. Als laatste reden kan worden aangevoerd dat de werknemer zelf invoert wanneer gereisd is voor werk, wat het relatief gemakkelijk maakt voor de salarisadministrateur.

Hoewel er iets meer duidelijkheid is gecreëerd rondom dit onderwerp, is het een goed idee voor organisaties om flexibele regelingen in te richten voor 2021, zodat onnodige risico’s worden beperkt tot een minimum.