Zes nadelen van werken met een arbodienst

Je overweegt om met een (andere) arbodienst te werken, maar je hebt misschien ook twijfels. Het werken met een arbodienstverlener levert veel voordelen op, waarover elke arbodienstverlener duidelijk communiceert. Maar zijn er ook nadelen van het werken met een arbodienst? En hoe kies je dan de arbodienst die het beste bij jouw organisatie past?

Als casemanager bij ADXpert zit ik geregeld bij organisaties aan tafel die willen weten wat een arbodienst als ADXpert hun kan bieden. Natuurlijk gaat zo'n gesprek over arbodiensten, preventieve diensten en kosten, maar ik merk dat klanten niet altijd denken aan 'randvoorwaarden’ als bereikbaarheid en hoeveel controle ze willen hebben over hun bedrijfsprocessen rond verzuim.

Daarom ga ik je in dit artikel vertellen welke nadelen het werken met een arbodienst kan hebben. Zodat jij die nu kan meenemen in je overwegingen en straks de arbodienst kiest die het beste aansluit bij jouw wensen en waar je –ook achteraf- tevreden mee bent.

Aan het eind van het artikel

• heb je inzicht in zes nadelen van het werken met een arbodienst;
• kun jij bepalen welke nadelen zwaar wegen voor jouw organisatie (en welke niet);
• ga je effectiever het gesprek aan met een arbodienstverlener.

Zes nadelen van werken met een arbodienst

Hoewel samenwerking met een arbodienst zeker voordelen heeft, ervaren organisaties ook nadelen. Hieronder bespreken we zes nadelen en verduidelijken we elk nadeel met een voorbeeld.

1. Minder controle over bedrijfsprocessen

Een van de grootste nadelen die organisaties vaak noemen, is dat ze zich minder in control voelen. Wanneer je samenwerkt met een arbodienst, kan het soms aanvoelen alsof de arbodienst de regie overneemt bij ziekteverzuim. Voor bedrijven die gewend zijn om zelf beslissingen te nemen over hun medewerkers, kan dit frustrerend zijn.

Voorbeeld

Je medewerker is ziek en je vindt als werkgever dat hij of zij snel weer aan de slag kan. De arbodienst adviseert echter op basis van medische gegevens dat er meer tijd nodig is voor herstel. Dit kan ertoe leiden dat je bedrijf langer zonder deze medewerker zit, wat invloed heeft op de werkdruk en productiviteit.

Een persoonlijke aanpak van een arbodienst helpt om de controle te behouden en de samenwerking soepel te laten verlopen. Bij ADXpert kennen we onze klanten persoonlijk en werken we nauw samen met ze om ervoor te zorgen dat onze aanpak past bij hun unieke situatie. Bevalt die samenwerking ondanks zorgvuldige afstemming toch niet? Dan heb je in principe drie maanden om op te zeggen.

2. Mogelijke extra kosten voor maatwerk

Hoewel arbodiensten vaak standaardpakketten aanbieden, is het niet altijd zo dat deze volledig aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie. Soms blijkt dat er extra diensten nodig zijn, die niet in het standaardpakket zitten. Denk aan specifieke aanpassingen voor werkplekinrichting of aanvullende medische onderzoeken. Deze maatwerkopties kunnen aanzienlijk duurder zijn dan je vooraf had ingeschat.

Voorbeeld

Je wil een werkplekonderzoek laten uitvoeren voor een medewerker met chronische rugklachten. Dan blijkt dat dit niet onder de standaarddienst valt, en er extra kosten moeten worden gerekend. Het is daarom belangrijk om bij het afsluiten van een contract goed te kijken naar wat er precies inbegrepen is en waar je mogelijk extra voor moet betalen.

We raden je daarom aan om bij de arbodienst van jouw keuze je goed te laten informeren over hoe en wanneer zij communiceren als er extra diensten nodig zijn. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door iedere klant een vaste casemanager toe te wijzen. Deze casemanager neemt jaarlijks in het relatiegesprek het pakket met je door en schat samen met jou in met welke diensten je het meest geholpen bent.

Zo wordt de kans dat je toch onverwacht tegen hogere kosten aan loopt dan geraamd een stuk kleiner. En moet je toch een dienst inschakelen die niet in je pakket zit, check dan of deze dienst los kan worden afgenomen zodat je niet direct vastzit aan de aanvullende dienst.

3. Lange contracten en gebrekkige flexibiliteit

Veel arbodiensten werken met jaarcontracten of zelfs contracten voor meerdere jaren. Dit kan problematisch zijn als je er na een tijdje achter komt dat de samenwerking niet helemaal verloopt zoals je had gehoopt. Misschien past de aanpak van de arbodienst niet goed bij de cultuur van je organisatie of zijn de resultaten niet zoals verwacht. In dat geval zit je vaak vast aan een contract zonder veel ruimte voor aanpassing.

Voorbeeld

Na zes maanden merk je dat de communicatie met jouw arbodienst te wensen overlaat en dat je medewerkers klagen over de dienstverlening. Je zit vast aan een jaarcontract, dus je hebt weinig keuze om snel over te stappen naar een andere dienstverlener. Dit zorgt voor frustratie bij je medewerkers en een gevoel van machteloosheid bij jou.

Ga daarom na of een arbodienst (ook) werkt met jaarcontracten en wat de opzegtermijn is. Mocht de samenwerking niet goed bevallen, dan zit je niet jarenlang vast aan deze arbodienstverlener.

Om een voorbeeld te geven: bij ADXpert kan een jaarcontract worden opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden. In onze contracten nemen we ook altijd op dat we in overleg met jou tot een eerdere beëindiging kunnen komen, mits de zorg voor de zieke medewerkers daarmee niet in het geding komt. Vaak loopt de facturatie dan nog drie maanden door, maar de dossiers kunnen dan al overgedragen worden aan de nieuwe arbodienstverlener. Zo borgen we de zorg voor jouw werknemers.

4. Communicatieproblemen tussen arbodienst en bedrijf

Een ander veelvoorkomend probleem is gebrekkige communicatie. Soms kan het gebeuren dat er onduidelijkheid is over de stappen die worden genomen bij ziekteverzuim, of reageert een arbodienst traag op vragen van werkgevers en medewerkers. Dit kan zorgen voor frustratie en verwarring, vooral wanneer snelle actie nodig is.

Voorbeeld

Je medewerker zit ziek thuis en je hebt dringend advies nodig over hoe je hem of haar het beste kunt ondersteunen. De arbodienst reageert niet snel genoeg of communiceert onduidelijk. Het herstelproces wordt vertraagd zorgt voor meer onzekerheid bij zowel de werknemer als de werkgever

Het is dus belangrijk om vooraf te weten hoe de communicatie bij een arbodienst is ingericht zodat je zo snel mogelijk uitkomt bij degene die antwoord kan geven op jouw vraag.

Bij ADXpert doen we dat op de volgende manieren:

• We werken we met één gezamenlijke mailbox voor alle klanten en alle casemanagers. De binnengekomen mails worden door het secretariaat gelabeld aan de vaste casemanager voor die klant.
• Mocht de vaste casemanager er niet zijn (parttime, ziek, vakantie), dan wordt er altijd een andere collega aan de mail of het terugbelverzoek gekoppeld. Zo zorgen we ervoor dat er altijd reactie komt.
• Iedere klant heeft een vaste back-up casemanager.
• Telefonische oproepen worden altijd doorgeschakeld naar het hoofdnummer, zodat je altijd te woord wordt gestaan en kan worden doorverbonden.

Daarnaast werken we bij ADXpert met het verzuimregistratiesysteem Visma Verzuim (voorheen Verzuimsignaal). We werken daarin samen met alle betrokken partijen met elk zijn eigen rechten in het dossier. Daar kun jij als klant ook in om dingen op te zoeken of vragen te stellen en ook je medewerker heeft toegang tot eigen stukken in het portaal en kan digitaal zijn vragen stellen.

Een 'one-size-fits-all' benadering past niet altijd

Niet elke arbodienst biedt maatwerk aan. Veel arbodiensten hanteren een standaardaanpak die bij sommige organisaties goed werkt, maar niet bij allemaal. Dit kan vooral een probleem zijn als jouw organisatie specifieke uitdagingen heeft, zoals een hoog risico op beroepsziekten of een diverse werkomgeving waar maatwerk noodzakelijk is.

Voorbeeld

Jouw medewerkers hebben veel te maken met psychosociale arbeidsbelasting (zoals stress en burn-out). De standaardaanpak van jouw arbodienst is niet voldoende om de behoeften van je medewerkers te vervullen. Zij voelen zich hierdoor niet gehoord of serieus genomen, wat kan leiden tot meer ziekteverzuim.

Ons advies: Wees vanaf het begin duidelijk over wat je nodig hebt en zorg ervoor dat je precies weet wat de kosten zullen zijn. Vraag om gedetailleerde informatie over wat wel en niet is inbegrepen en zoek naar een arbodienst die flexibele contractopties biedt. Bij ADXpert denken we met je mee en geven we bijvoorbeeld altijd vooraf inzicht in de kosten, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. Naast standaardpakketten hebben we ook maatwerkpakketten. Beide vallen onder de vangnetregeling.

6. Beperkt landelijk netwerk

Een ander nadeel van sommige arbodiensten is dat ze geen dekkend landelijk netwerk hebben. Dit kan problematisch zijn voor bedrijven die medewerkers op verschillende locaties in Nederland hebben. Als je arbodienst geen vestiging of aangesloten bedrijfsarts in de buurt heeft, zien medewerkers zich gedwongen om lange afstanden af te leggen voor een consult of medisch onderzoek.

Voorbeeld

Een van je medewerkers werkt in het noorden van Nederland, maar de dichtstbijzijnde bedrijfsarts van de arbodienst bevindt zich in het westen. Deze medewerker moet dan mogelijk een uur of langer reizen voor een afspraak. Door zijn gezondheidstoestand is zo'n lange reis voor hem een zware belasting. Om logistieke redenen wordt het herstelproces bemoeilijkt en het verzuimtraject vertraagd. Dit levert frustratie op bij de medewerker.

De reisafstand speelt zeker een belangrijke rol in de belasting van je zieke medewerkers. Breng daarom duidelijk in kaart waar en wanneer de arbodienst spreekuren houdt.

ADXpert is geen landelijke organisatie. Naast onze hoofd locatie in Ridderkerk minimaliseren we de reisafstand voor medewerkers van onze huidige klanten

• door spreekuur te houden op locatie bij de klant. Voorwaarde is dat er zoveel verzuim is, dat we om de zoveel tijd een dagdeel kunnen vullen.
• door de optie voor beeldbellen als manier om reizen te beperken. Fysieke spreekuren wisselen we dan af met digitale contactmomenten.

Wat betekent dat voor jouw organisatie?

Hoewel de bovengenoemde nadelen reëel zijn, betekent dit niet dat ze állemaal en voor élke organisatie onoverkomelijk zijn. Door je hier bewust van te zijn, kun je ze makkelijker bespreekbaar maken, zowel richting een arbodienst als binnen je organisatie. Zoek naar een partner als arbodienstverlener, niet naar een leverancier.

Een goede arbodienst is namelijk niet alleen een leverancier van diensten, een 'kostenpost', maar ook een partner die meedenkt met jouw bedrijf. Dit betekent dat we niet alleen adequaat reageren op problemen, maar ook proactief oplossingen bieden om ziekteverzuim te verminderen en de gezondheid van medewerkers te bevorderen. Dat doen we in ieder geval door onze jaarlijkse relatiegesprekken, maar we hebben heel wat klanten waarmee we iedere vier of zes weken verzuimoverleg op dossierniveau hebben. In dat soort overleggen willen we een partner zijn om jouw organisatie aan te vullen en te ondersteunen.

Vind de juiste arbodienst voor jouw organisatie

Het samenwerken met een arbodienst kan dus zeker nadelen hebben voor een organisatie. Door je bewust te zijn van deze nadelen

• kun je beter het gesprek aangaan met een arbodienstverlener;
• ben je beter voorbereid om de juiste keuze te maken.

Wat bieden ze? En wat is voor jouw organisatie wenselijk op het gebied van onverwachte kosten, reistijden van zieke medewerkers en snelheid van communiceren?

Bij ADXpert hebben we jarenlange ervaring met het begeleiden van organisaties bij dit soort beslissingen. Met doorvragen helpen we organisaties om de juiste dienstverlener te kiezen en zeggen we het eerlijk als we het gevoel hebben dat wij dat niet zijn.

Ben jij op zoek naar een (andere) arbodienst? Neem dan contact op voor een uitgebreide kennismaking waarin we verkennen of onze arbodienstverlening voor jou de beste oplossing is.

Benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie kunnen doen?

Bel mij dan voor een kennismakingsafspraak op 085 – 27 33 409 of stuur een mail naar info@adxpert.nl ter attentie van Marloes van de Visch.

Natuurlijk kun je ook het contactformulier invullen.