Kennisbank

Als arbeidskundig expertisecentrum is het op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen enorm belangrijk.

We willen die kennis graag gebruiken om u en uw organisatie te helpen. Om die reden delen wij onze kennis en ervaring.

​Privacy- en cookieverklaring ADXpert

ADXpert is de handelsnaam van Arbeidskundig Expertisecentrum ADXpert B.V, Arbo&Meer B.V., ZiektewetExpert en Spoor2Expert B.V.

Als gecertificeerde arbodienst en arbeidskundig expertisecentrum verwerken wij persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, (ex-)werknemers van deze opdrachtgevers, leveranciers, relaties en andere betrokken partijen bij onze dienstverlening, prospects, websitebezoekers en sollicitanten. Met deze privacy- en cookieverklaring informeren wij u graag over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten die u heeft. 

Laatst herzien op 10 december 2021.

Definities

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over u zeggen en waarmee u direct of indirect herleidbaar bent. Zoals uw naam, privé of zakelijke adres- en contactgegevens,  (beroepen)testen, gespreksverslagen, inhoud van e-mails, rapportages, een foto, uw IP-adres, opleiding- en loopbaangegevens, klachten, et cetera.

Bijzondere persoonsgegevens

Naast gewone persoonsgegevens kennen we bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn bij wet extra beschermd, omdat ze bij misbruik een risico voor u kunnen vormen. Onder deze categorie vallen gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, geloofsovertuiging of vakbondslidmaatschap blijken, gegevens die iets zeggen over iemands gezondheid of seksuele geaardheid, genetische, en biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon.  

Het burgerservicenummer is onder de AVG geen bijzonder persoonsgegevens, maar wordt in Nederland wel als zodanig behandeld. Buiten de overheid mag dit nummer alleen gebruikt worden voor een bepaald doel, wanneer dit specifiek in wetgeving is geregeld. 

Gezondheidsgegevens

Bij ADXpert verwerken we veel gezondheidsgegevens. Dit zijn alle gegevens die iets zeggen over iemands lichamelijke of psychische gesteldheid. Dat is dus een heel ruim begrip. Het gaat om medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Onder het beroepsgeheim vallen gegevens over een ziekte, een aandoening of beperking, de (te) ondergane medische behandelingen en alle vertrouwelijke informatie die de bedrijfsarts verkrijgt binnen de vertrouwensrelatie met de werknemer. Maar ook iemands eerste ziektedag, of alle informatie waaruit iemands gezondheidssituatie kan worden afgeleid, zijn gezondheidsgegevens.

Verwerken

Onder verwerken kunt u alle mogelijke handelingen verstaan die met persoonsgegevens zijn uit te voeren. Zoals inzien, verzamelen, vastleggen, opslaan, bewaren, raadplegen, doorsturen of verstrekken, afschermen, wissen of vernietigen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Zodra er sprake is van verwerking van persoonsgegevens, is er altijd een verwerkingsverantwoordelijke. Dat is de persoon of de partij die beslist of er persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja, welke gegevens, met welk doel en op welke manier, wie de ontvangers zijn, hoe lang de gegevens bewaart blijven. ADXpert treedt hoofdzakelijk op als verwerkingsverantwoordelijke. Onze opdrachtgevers zijn zelf ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van hun eigen werknemers.

Betrokkene 

Een betrokkene is eenvoudig gezegd de persoon om wie het gaat. Dus van wie de gegevens worden verwerkt. Dat kunnen werknemers van onze opdrachtgevers zijn, of ex-werknemers indien onze opdrachtgever eigenrisicodrager ZW of WGA is, maar ook sollicitanten of websitebezoekers. 

Waarom verwerkt ADXpert uw persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van één of meer van onderstaande doelen. Deze doelen kunnen met elkaar samenhangen.

Arbodienstverlening

  1. Het voorkomen of verlagen van verzuim door preventie en advisering.
  2. Arbeidsomstandighedenzorg op grond van artikel 14 van de Arbowet
    1. (Ziekte)verzuimbegeleiding.
    2. Uitvoering van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO/PMO).
    3. Aanstellingskeuringen. 
    4. Toetsen en of afnemen van de risico-inventarisatie en -evaluatie. 
  3. Casemanagement.
  4. Uitvoering van ERD Ziektewet en/of WGA voor werkgevers, inclusief ZW-administratie.
  5. Rechtsbijstand voor werkgevers bij bezwaar- en beroepsprocedures inzake socialezekerheidswetgeving en/of loonsanctiereparaties.
  6. Fiscale scan/controle Whk-beschikkingen en beoordeling van toekenningen loonkostenvoordelen.

Arbeidsdeskundige expertises:

  1. Beoordelen van passendheid van werk bij de eigen werkgever, of advies om het werk alsnog passend te maken, of beoordelen of er ander passend werk voorhanden is.
  2. Beoordeling van de mate van arbeidsongeschiktheid.
  3. Uitvoering van een second opinion.
  4. Arbeidskundige begeleiding bij letselschade.
  5. Beoordeling van re-integratiemogelijkheden op de arbeidsmarkt.

Re-integratie en coaching:

  1. Tweede of derde-spoortrajecten: begeleiding naar passend werk bij een andere werkgever.
  2. Stress- en burn-outcoaching.
  3. Coaching in letselschadetrajecten.
  4. Outplacementtrajecten: van werk naar ander werk.
  5. Loopbaanbegeleiding: in kaart brengen van ontwikkelpunten, competenties en talenten ten behoeve van doorontwikkeling van de carrièremogelijkheden.
  6. Coachingstrajecten.
  7. Inzet van loopbaantesten en/of de Talent en Motivatieanalyse (TMA): ten behoeve van een re-integratietraject of loopbaanbegeleiding.

Algemeen:

  1. Onderhouden van contact met klanten en prospects.
  2. Afhandeling van verzoeken ontvangen via de website.
  3. Kwaliteitscontrole door middel van interne en externe audits.
  4. Organiseren van (online) sessies, trainingen, webinars, workshops.
  5. Verzorgen van facturatie.
  6. Informeren over diensten en delen van kennis via de nieuwsbrief.
  7. Werving- en selectieprocedures ter vervulling van vacatures.

Wat is de grondslag voor de gegevensverwerking?

Wij mogen uw persoonsgegevens niet zomaar verwerken. Er is een reden (grondslag) nodig. Artikel 6 AVG noemt 6 grondslagen. De volgende grondslagen zijn voor ADXpert van toepassing:

  1. De verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan een overeenkomst of een voorgenomen overeenkomst tussen opdrachtgever en ADXpert.
  2. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting op het gebied van arbeidsgeneeskunde, arbeidsrecht, of het socialezekerheidsrecht.
  3. De verwerking is noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen van ADXpert te behartigen bij het verrichten van onze bedrijfsactiviteiten. 

Bijzondere persoonsgegevens

ADXpert verwerkt bijzondere persoonsgegevens, namelijk gegevens met betrekking tot de gezondheid. Op deze verwerking geldt een verbod, tenzij een van de uitzonderingen uit artikel 9 AVG van toepassing is én er een grondslag bestaat. ADXpert beroept zich op de uitzonderingsgronden genoemd in artikel 9.2.b. en 9.2.h AVG en artikel 30.1 UAVG.

Toestemming

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens niet is te baseren op één van de hierboven genoemde grondslagen, kunnen wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming. Deze toestemming is alleen geldig als het in vrijheid, dus zonder druk, is gegeven, een specifiek doel betreft, u goed door ons bent geïnformeerd over de mogelijke gevolgen bij het wel of niet verlenen van uw toestemming. U hebt het recht gegeven toestemming op een later moment weer in te trekken.

Welke persoonsgegevens verwerkt ADXpert?

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken, verschilt per situatie en opdracht. Wij hebben voor onze arbodienstverlening andere gegevens van u nodig, dan wanneer u een coachtraject bij ADXpert volgt. Wij verwerken alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht uit te kunnen voeren.  

Opdrachtgever
Naam, adres, postadres, postcode, vestigingsplaats, telefoonnummer(s), namen en contactgegevens van directe contactpersonen en leidinggevenden, factuuradres, bankrekeningnummer, KVK-nummer, btw-nummer, inloggegevens, alle bedrijfsinformatie die nodig is voor de uitvoering van de opdracht. 

(Ex-)werknemer van opdrachtgever:
Persoonlijke gegevens:
 naam, (verpleeg)adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer vast en/of mobiel, e-mailadres, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum.

Arbeidsgegevens: datum in/of uit dienst, soort arbeidsovereenkomst, contracturen, functie, gegevens over opleiding en werkervaring.

Arbeidsomstandigheden: waaronder werkplekonderzoek, RI&E.

Financiële gegevens: (dag)loongegevens, uitkeringsgegevens, bankrekeningnummer.

Gezondheidsgegevens: gegevens over ziekteverzuim en re-integratie, zoals datum 1e ziektedag, hersteldatum, vermoedelijke duur, of sprake is van een vangnetbepaling van de Ziektewet, of ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker, FML, implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen, adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies.

Medische gegevens: diagnoses, naam ziekte of aandoening, specifieke klachten, pijnaanduidingen, gegevens over therapieën, behandelingen en medicatie, afspraken met artsen of specialisten, spreekuurgegevens, keuringsuitslagen, PMO-gegevens.  

Burgerservicenummer: verwerking van het burgerservicenummer vindt alleen plaats als ADXpert hiertoe wettelijk verplicht is in het kader van arbodienstverlening en re-integratie, zoals verstrekking van gegevens aan het UWV. 

Leveranciers:
Naam, adres, postcode, vestigingsplaats , telefoonnummer(s), e-mailadres, KVK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer.

Prospects:
Naam, adres, postcode, vestigingsplaats, contactgegevens van contactpersonen zoals e-mailadres en telefoonnummer, functie,  alle informatie die nodig is om gevraagde informatie te verstrekken of een offerte uit te brengen.

Websitebezoekers: 
Aanmelden nieuwsbrief
: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam (optioneel). Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijflink waarmee ontvangers zichzelf eenvoudig kunnen uitschrijven.

Contactformulieren: bedrijfsnaam en vestigingsplaats (bij een offerteaanvraag), e-mailadres, telefoonnummer.

Klachtenbehandeling: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, omschrijving klacht.

Leadgeneratie via Leadinfo: zakelijk IP-adres gekoppeld aan openbare bedrijfsgegevens. Meer informatie hierover vindt u bij onze uitleg over cookies.


Automatische besluitvorming

Bij ADXpert vindt geen automatische besluitvorming plaats op basis van de verzamelde gegevens.  

Van wie ontvangt ADXpert persoonsgegevens?

Via de werkgever: Wanneer een werknemer bij ADXpert wordt aangemeld door zijn of haar werkgever, vraagt ADXpert alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht uit te kunnen voeren.
Bij arbodienstverlening is de werkgever verplicht om alle noodzakelijke informatie aan de arbodienst/bedrijfsarts door te geven. De werkgever heeft de verplichting de werknemer te informeren om welke gegevens het gaat.

Via uzelf: U verstrekt actief persoonsgegevens aan ADXpert door bijvoorbeeld het invullen van een vragenformulier, tijdens gesprekken of spreekuren, door het invullen van websiteformulieren, of wanneer u bij ADXpert solliciteert.

Via behandelaren:
Het kan voor de begeleiding of re-integratie noodzakelijk zijn dat ADXpert aanvullende (medische) informatie nodig heeft van derden, zoals een huisarts, bedrijfsarts, specialist of behandelaar. Voor het opvragen van deze informatie vraagt ADXpert uitdrukkelijke toestemming van de werknemer door middel van een medische machtiging. 

Een derde partij: Een verzekeringsmaatschappij of belangenbehartiger kan aanvullende informatie met persoonsgegevens van een werknemer aan ADXpert verstrekken. Zij zijn verplicht om de werknemer te informeren welke gegevens met ADXpert gedeeld worden.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Persoonsgegevens zijn toegankelijk voor medewerkers die vanwege hun functie en werkzaamheden toegang tot die gegevens nodig hebben. Toegang is vastgelegd in een autorisatieschema. Alle medewerkers zijn tijdens en na hun dienstverband gehouden aan een geheimhoudingsplicht.

Toegang medische persoonsgegevens
Medische persoonsgegevens zijn goed beveiligd. De verzuimapplicatie heeft een medische en een niet-medische omgeving, in overeenstemming met de wettelijke eisen. Het medisch dossier wordt beheerd door de bedrijfsarts. Een bedrijfsarts is een in het BIG-register geregistreerde arts met specialisme 'arbeid en gezondheid - bedrijfsgeneeskunde'. Daarnaast heeft het behandelteam toegang tot medische gegevens. Het behandelteam bestaat uit een arbo-arts, werkend onder supervisie van de bedrijfsarts, de casemanagers taakdelegatie en het medisch secretariaat. De casemanagers taakdelegatie en het medisch secretariaat hebben een afgeleid medisch beroepsgeheim. Zij hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend. 

IT-diensten
Voor onze bedrijfsvoering schakelen wij IT-leveranciers in, zoals een hostingpartij en leveranciers van softwarepakketten. Als gecertificeerde arbodienst werken wij met ISO27001 gecertificeerde softwareleveranciers.

Met wie deelt ADXpert uw gegevens?

Om onze opdrachtgevers en hun werknemers zo goed mogelijk te kunnen begeleiden, kan het noodzakelijk zijn dat wij gegevens met andere partijen delen. Hierbij maken wij onderscheid tussen medische en niet-medische gegevens. ADXpert volgt hierin onder andere de Handleiding Privacy verzuimverzekeringen en de richtlijn Omgaan met medische gegevens van de KNMG. ADXpert kan persoonsgegevens verstrekken aan:

De werkgever: 

Inzake arbodienstverleningWij delen gegevens die nodig zijn voor de re-integratie en vaststelling van de loondoorbetalingsverplichting. Een bedrijfsarts is adviseur van zowel de werkgever als de werknemer. Bij verplichte bezoeken aan de bedrijfsarts vanwege ziekteverzuimbegeleiding, mogen de bedrijfsarts en arbo-arts noodzakelijke gegevens doorgeven aan de werkgever en casemanager of het re-integratiebedrijf, zoals beperkingen, mogelijkheden, verwachte duur van het verzuim, aanpassingen of voorzieningen in verband met werkhervatting. Bij vrijwillige spreekuurcontacten (het arbeidsomstandighedenspreekuur) ontvangt de werkgever geen terugkoppeling. Bij PMO’s deelt ADXpert geen individuele gegevens met de werkgever. De werkgever ontvangt wel een groepsrapportage (bij minimaal 15 deelnemers) met aanbevelingen.

Inzake een arbeidsdeskundig onderzoek: Nadat het arbeidsdeskundig onderzoek heeft plaatsgevonden, stelt de arbeidsdeskundige een conceptrapportage op. Dit concept wordt aan de werknemer en de werkgever voorgelegd voordat de rapportage definitief wordt gemaakt. Inzake letselschadetrajecten delen wij rapportages met de betrokkene, de verzekeraar en/of de belangenbehartiger.

Inzake re-integratie tweede of derde spoor: Volgt u een tweede-spoortraject? Dan delen en bespreken wij het trajectplan met uw werkgever. Ook versturen wij maandelijks voortgangsrapportages. Voordat de voortgangsrapportage naar de werkgever verzonden wordt, ontvangt de werknemer de conceptversie ter goedkeuring.  

Inzake coaching, outplacement, TMA: Verslagen of rapportages van coachingsgesprekken, stress- en burn-outbegeleiding, outplacementtrajecten en TMA-analyses delen wij vanwege de vertrouwelijke aard van deze documenten niet met de werkgever, tenzij hierover vooraf nadrukkelijk afspraken zijn gemaakt.

Interne gegevensuitwisseling: Wij kunnen persoonsgegevens intern uitwisselen tussen teams die bij de arbodienstverlening en re-integratie betrokken zijn. Dit bevordert de voortgang van het proces. Het voorkomt onnodige uitwisseling per e-mail en de werknemer hoeft niet iedere keer dezelfde gegevens te vertrekken. Interne uitwisseling kan nodig zijn tussen bijvoorbeeld de bedrijfsarts of de arbo-arts en een arbeidsdeskundige, een loopbaan- en re-integratiecoach, een stress- en burn-outcoach en/of de casemanager.
Wij houden ons aan de wettelijke kaders. Dit betekent dat niet alle gegevens gedeeld worden, maar alleen wanneer het noodzakelijk en bevorderlijk is voor de begeleiding of uitvoering van de opdracht. Gegevens die wij uit kunnen wisselen zijn: werkgeversinformatie, zoals contactgegevens van leidinggevenden, NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers, administratieve en/of procesgegevens en re-integratiegegevens. 

Verwerkers: ADXpert kan verwerkers inschakelen bij de uitvoering van een opdracht. In een verwerkersovereenkomst maken wij afspraken met onze verwerkers, onder andere over geheimhouding, het gebruik van de gegevens, bewaartermijnen, beveiliging, teruggave of verwijdering van de persoonsgegevens.

UWV: Op grond van een wettelijke verplichting verstrekken wij persoonsgegevens aan het UWV. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn vanwege de aanvraag van een deskundigenoordeel, een WIA-aanvraag, een Eerstejaars Ziektewetbeoordeling, of om tegemoet te komen aan verzoeken vanuit het UWV.

Potentiële werkgevers: In de zoektocht naar passend werk kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan potentiële werkgevers, zoals een curriculum vitae (cv). Dit gebeurt met medeweten en toestemming van de werknemer.

Derden: ADXpert kan gegevens verstrekken aan derde partijen, zoals een zelfstandige bedrijfsarts, een belangenbehartiger of verzekeraar, bijvoorbeeld inzake letselschadebegeleiding. Deze derde partijen zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Gegevensverwerking van sollicitanten

Via de website en social media informeert ADXpert over openstaande vacatures. Daarnaast nodigen wij geïnteresseerden uit om een open sollicitatie te sturen. Wanneer u bij ADXpert solliciteert, verwerkt het directiesecretariaat de gegevens die u actief aan ons verstrekt. Het betreft uw naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en eventuele referenties. Per vacature is een sollicitatiecommissie samengesteld. Leden van deze commissie ontvangen uw sollicitatiegegevens. Onderdeel van de procedure kan zijn dat openbaar toegankelijke informatie over u kan worden verkregen, bijvoorbeeld uw LinkedIn-pagina. Deze informatie kan gebruikt worden in het sollicitatieproces. U zult hier altijd van op de hoogte worden gesteld.

Treedt u na afloop van de procedure niet in dienst bij ADXpert, dan verwijderen wij uw gegevens uiterlijk 6 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Willen wij uw gegevens graag nog wat langer bewaren? Dan vragen wij hiervoor uw toestemming en hanteren wij een bewaartermijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de procedure. Gaan wij een arbeidsovereenkomst met u aan, dan bewaren we de gegevens in uw personeelsdossier.

Gegevensverwerking van ADXpert Academy

ADXpert deelt graag kennis. Dit doen wij door het organiseren van trainingen, evenementen, online of fysiek. Wanneer u zich aanmeldt, vraagt ADXpert om uw naam, uw e-mailadres en de naam van uw organisatie. ADXpert gebruikt deze gegevens om u van de benodigde informatie te voorzien over het evenement waarvoor u zich hebt aangemeld. Ook kunnen wij u informeren over vergelijkbare activiteiten, of opvolging geven aan acties die logischerwijs voortvloeien uit de activiteiten. De gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt, tenzij u daar expliciet toestemming voor geeft.

Met regelmaat organiseert ADXpert een evenement in samenwerking met een andere partij. In dat geval delen wij de aanmeldgegevens met de andere partij. ADXpert heeft daar een gerechtvaardigd belang bij, namelijk om uitvoering te geven aan de organisatie van het evenement. Deze derde partij kan contact met u opnemen als dit noodzakelijk is voor organisatorische doeleinden, voor opvolging van acties naar aanleiding van het evenement, om te netwerken of als u daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Hoe beveiligt ADXpert gegevens?

ADXpert heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verwerkingsrisico’s, zoals vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen, of anderszins verwerkte gegevens te voorkomen. Onze medewerkers zijn hierbij een belangrijke schakel. Daarom investeren wij in privacybewustzijn en is er een intern privacybeleid met als doel zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Maatregelen worden regelmatig gecontroleerd, geëvalueerd en indien nodig aangepast. Daarnaast hebben wij een procedure voor afhandeling van incidenten. 

Digitale verwerking

ADXpert werkt zoveel als mogelijk digitaal. Ontvangen wij toch papieren dossiers, dan scannen wij deze indien mogelijk in en vernietigen het papieren dossier.

Vernietiging dossiers

Papieren dossiers en documenten met persoonsgegevens en/of privacygevoelige informatie worden vernietigd in een gesloten archiefvernietigingssysteem. Wij verzamelen de documenten in een afgesloten container, waarna een gespecialiseerd bedrijf verder zorgdraagt voor vernietiging zonder menselijke tussenkomst.

Verwerking alleen binnen EER

ADXpert verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit waarborgt voor u passende bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG. Wij maken hierover ook afspraken met verwerkers die wij inschakelen.

Hoe verstuurt ADXpert vertrouwelijke informatie? 

Bij het versturen van documenten per post geldt het briefgeheim, de wettelijke bescherming van poststukken. Wanneer wij medische informatie per post versturen, stempelen wij deze gegevens onder ‘medisch geheim’.

Uitnodigingen voor spreekuren met de bedrijfsarts, terugkoppelingen van spreekuren, verslagen en formulieren voor de arbodienstverlening, versturen wij zoveel mogelijk direct vanuit de verzuimapplicatie naar werkgever en werknemer. Is dat niet mogelijk, dan e-mailen wij beveiligd via ZorgMail. 

ZorgMail maakt veilige digitale uitwisseling van privacygevoelige informatie mogelijk. Daarom versturen wij vertrouwelijke informatie, voortgangs- en eindrapportages inzake tweede- en derde spoortrajecten, letselschadetrajecten, rapportages van arbeidsdeskundige onderzoeken en coachingstrajecten standaard via ZorgMail. 

De ontvanger van het bericht ontvangt een melding van ZorgMail Secure e-mail waarin staat dat een bepaalde medewerker van ADXpert een e-mail heeft gestuurd. Door op de knop ‘Bericht lezen’ te klikken, wordt automatisch een code toegestuurd naar de ontvanger, waarmee de ontvanger het bericht kan openen. Ontvangers kunnen het bericht ook beantwoorden. Het antwoord wordt dan automatisch via een beveiligde verbinding verzonden.

Het is toegestaan medische informatie per e-mail uit te wisselen, mits voldaan is aan technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor het opvragen of versturen van medische informatie heeft ADXpert daarom een aparte e-mailbox (medisch@adxpert.nl), ingericht conform de eisen, onder andere 2 factor-authenticatie. Deze e-mailbox is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde personen.

Hoelang bewaart ADXpert persoonsgegevens?

Op de vraag hoelang wij gegevens bewaren, is geen eenduidig antwoord te geven. In ieder geval bewaart ADXpert uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan. Soms is er geen wettelijke bewaartermijn. In dat geval bepalen wij een redelijke termijn. Wij volgen hierin de adviezen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), verwoord in de ‘Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de
gezondheid van zieke werknemers'. De bewaartermijn kan ook afhankelijk zijn van mogelijkheden voor bezwaar en beroep. 

Medische dossiers: 
20 jaar, vanaf datum laatste wijziging in het dossier. Van deze termijn kan soms worden afgeweken, bijvoorbeeld als er sprake is van een beroepsziekte of vanwege goed hulpverlenerschap. (Art. 7:454 lid 3 BW).

Verzuimbegeleiding of re-integratiedossier (niet-medisch):
2 jaar, na afronding begeleiding/re-integratie/einde dienstverband. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn. Wij volgen het advies van de AP. 

5 jaar na einde dienstverband wanneer de werkgever ERD ZW is. Het medisch dossier bewaart de bedrijfsarts 10 jaar. Deze termijnen vangen aan op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de laatste handeling aan het dossier heeft plaatsgevonden. (Art. 3 lid 2 Regeling werkzaamheden administratieve voorschriften en kosten ERD ZW).

10 jaar indien de werknemer een WGA-dossier heeft. Inzake WGA draagt de werkgever 10 jaar uitkeringslasten. Zolang mogen gegevens worden bewaard.

Rijbewijskeuring:
Niet langer dan nodig. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn. 

Aanstellingskeuring:
4 weken bij geen aanstelling, 6 maanden bij aanstelling. (Art. 9 Besluit klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen).

RI&E:
5 jaar. Dit is een adviestermijn, om in het geval van een civielrechtelijke procedure de zorgplicht aan te kunnen tonen.

PMO:
20 jaar voor het medisch deel, 3 jaar voor het niet-medisch deel. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn. 

Dossier arbeidsdeskundig onderzoek:
5 jaar. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn. 

Dossier tweede of derde spoor:
3 jaar. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn.

Bovenstaande opsomming is niet volledig, maar geeft in hoofdlijnen de belangrijkste termijnen weer. Alle bewaartermijnen zijn vastgelegd in een bewaartermijnenbeleid. Na het verstrijken van de vastgestelde bewaartermijn draagt ADXpert zorg voor vernietiging van de betreffende gegevens.


Uw rechten met betrekking tot uw eigen gegevens

U hebt diverse rechten als het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht op inzage: Met dit recht kunt u in een overzicht of in kopie inzien welke gegevens wij van u verwerken, zodat u kunt controleren of uw gegevens kloppen.

Recht op wijziging en aanvulling: Zijn uw gegevens niet juist of niet compleet? Dan hebt u het recht deze gegevens te laten wijzigen of aan te vullen. Dit recht betekent niet dat u een deskundig advies, een oordeel, mening of conclusie kunt veranderen. U kunt ons dan wel vragen uw schriftelijke mening aan uw dossier toe te voegen.

Recht om gegevens over te laten dragen: Dit betekent dat u het recht heeft om de persoonsgegevens in een gangbaar digitaal bestandsformat te ontvangen, zodat u ze makkelijk zelf kunt overdragen aan een andere organisatie. Het gaat hier om gegevens die u ons zelf actief heeft verstrekt op basis van uw toestemming of een overeenkomst. Ook kunt u ons vragen uw gegevens direct over te dragen. De overdracht ziet niet op werkaantekeningen, conclusies of bevindingen van een deskundige van ADXpert.

Recht op vergetelheid: U kunt ons vragen bepaalde persoonsgegevens van u te verwijderen, zolang hiervoor geen wettelijke bewaarplicht geldt of er een andere reden is waardoor wij uw gegevens langer willen bewaren.

Recht op beperking van uw gegevens: U kunt ADXpert in bepaalde situaties vragen om uw gegevens (tijdelijk) niet meer te gebruiken. Dit kan het geval zijn wanneer:

  • uw gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
  • u bij ons aangegeven hebt dat uw gegevens niet juist zijn en u hebt een wijziging aangevraagd. Zolang de gegevens niet zijn gecontroleerd op juistheid, mogen wij ze niet gebruiken;
  • ADXpert mag uw gegevens eigenlijk niet verwerken, maar u wilt niet dat wij ze al wissen, bijvoorbeeld omdat u de gegevens later wilt opvragen.

Recht op bezwaar: In 2 situaties hebt u het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking. Dat is wanneer wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing, zoals het toesturen van onze nieuwsbrief omdat u klant bij ons bent. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens vanwege uw persoonlijke omstandigheden. Wij zullen in dit geval altijd een belangenafweging maken.

Wat kunt u doen als u gebruik wilt maken van één van de bovengenoemde rechten?

U kunt schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen via privacy@adxpert.nl. Binnen 1 maand ontvangt u van ons reactie. In dit bericht geven wij aan of, hoe, en wanneer wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Want wanneer uw verzoek complex of omvangrijk is, dan kunnen wij meer tijd nodig hebben om uw verzoek af te handelen. Wij mogen in dat geval onze reactietermijn verlengen met maximaal 2 maanden.

Het kan zijn dat wij uw verzoek moeten weigeren. Dit zullen wij altijd motiveren. Bijvoorbeeld omdat dit in uw eigen belang is, of vanwege de rechten en vrijheden van anderen, of vanwege een wettelijke verplichting die op ons rust.

Identificatie

Om er zeker van te zijn dat u het zelf bent die een verzoek tot ons richt, vragen wij u zich te identificeren. De medewerker van ADXpert zal u enkele vragen stellen om uw identiteit vast te stellen.

Wat te doen wanneer u een klacht hebt?

ADXpert doet er alles aan opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren. Het kan echter voorkomen dat u niet tevreden bent en een klacht hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Natuurlijk gaan wij dan graag het gesprek met u aan. Komen we er in onderling overleg niet uit, dan kunt u een formele klacht indienen volgens onze klachtenprocedure, te vinden op de website van ADXpert.

Klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Is uw klacht niet naar tevredenheid afgehandeld? Dan heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer informatie kunt u vinden op de website van de AP.

Cookieverklaring

Bij een bezoek op de website van ADXpert worden cookies geplaatst en uitgelezen op uw pc of mobiele apparaat, tenzij u deze instelling hebt geblokkeerd in uw webbrowser. ADXpert gebruikt alleen functionele en analytische cookies. Dankzij de functionele cookies werkt de website zoals het hoort. Met de analytische cookies van Google Analytics hebben wij zicht op bezoekersstatistieken en zien we hoe bezoekers over de site navigeren. Zo kunnen wij de website nog beter inrichten.

Geen toestemming nodig
De wet bepaalt dat functionele cookies geplaatst mogen worden omdat de website anders niet goed werkt. De analytische cookies staan privacyvriendelijk ingesteld volgens de Handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo zien wij niet wie u bent. Om deze reden is uw toestemming vragen overbodig, maar wij vinden het belangrijk dat u wel bent geïnformeerd.

Leadinfo
Naast bovengenoemde cookies gebruikt ADXpert de dienst van Leadinfo om het zakelijk gebruik van onze website te meten. Deze tool herkent bedrijfsbezoeken op basis van een zakelijk IP-adres, niet gekoppeld aan personen. De tool toont ADXpert openbaar beschikbare algemene bedrijfsinformatie uit bedrijvenregisters, zoals de Kamer van Koophandel. Het IP-adres wordt hierbij niet opgenomen. Wilt u niet dat uw bedrijfsgegevens worden geregistreerd, gebruik dan deze link: https://www.leadinfo.com/en/opt-out.

Tot slot gebruiken wij voor deze dienst twee first-party cookies, om gebruikersgedrag te evalueren. Deze cookies worden niet gekoppeld met andere informatie en er wordt niets gedeeld met anderen.

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

ADXpert heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. Voor vragen of opmerkingen met betrekking tot privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u de FG bereiken via het algemene telefoonnummer van ADXpert: 085 – 2733409 of via privacy@adxpert.nl.