Kennisbank

Als arbeidskundig expertisecentrum is het op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen enorm belangrijk.

We willen die kennis graag gebruiken om u en uw organisatie te helpen. Om die reden delen wij onze kennis en ervaring.

Privacyverklaring

Inleiding

ADXpert hecht belang aan het zorgvuldig omgaan met uw privacy en persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omschrijft hoe hiermee omgegaan dient te worden. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op naleving van de AVG. Deze Privacyverklaring geeft inzicht in de verwerking van persoonsgegevens door ADXpert en voldoet aan de wettelijke eisen die de AVG stelt.

1. Arbeidskundig Expertisecentrum ADXpert B.V., geregistreerd bij de KvK onder nummer 55728162. 
2. Spoor2Expert B.V., geregistreerd bij de KvK onder nummer 55727972.
3. Arbo & Meer B.V., geregistreerd bij de KvK onder nummer 59791047. 

Hierna gezamenlijk te noemen: ‘ADXpert’, gevestigd aan de Ridderpoort 1,
2984 BG te Ridderkerk. Telefoonnummer: 085 – 2733 409. E-mail: info@adxpert.nl.

Algemene Begripsbepalingen
  1. Persoonsgegevens: Alle gegevens die terug te herleiden zijn tot een natuurlijke persoon. Dit zijn onder andere naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer.
  2. Verwerking van persoonsgegevens: Alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Dit geldt onder andere verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
  3. Verantwoordelijke: ADXpert, namens wie al dan niet tezamen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling, verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt.
  4. Verwerker: Degene die in opdracht van ADXpert persoonsgegevens verwerkt, zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding.
  5. Gebruiker van persoonsgegevens: Degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens ADXpert persoonsgegevens te verwerken.
  6. Betrokkene: Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
  7. Opdrachtgever: Een natuurlijke of rechtspersoon die aan ADXpert een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
  8. Derden: Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de gebruiker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of namens de verwerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.
  9. Toestemming van de betrokkene: Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt.
  10. Bijzondere gegevens: Bijzondere gegevens zijn alle medische gegevens betreffende de betrokkene, alsmede gegevens waar geheimhouding op rust.
Reikwijdte

Deze Privacyverklaring geldt de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is ook van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, zoals papieren dossiers, of gegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Welke persoonsgegevens gebruikt ADXpert

ADXpert verwerkt alleen persoonsgegevens in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens zijn onder te verdelen in:

  1. Persoonsgegeven die wij ontvangen van onze opdrachtgevers in verband met het leveren van een dienst op basis van een opdrachtovereenkomst. Dit betreffen, afhankelijk van de dienst, naam en contactgegevens en aanvullende noodzakelijke informatie om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren.
  2. Persoonsgegevens van betrokkene die nodig zijn om de dienstverlening van ADXpert naar behoren uit te kunnen voeren. Dit betreffen bijvoorbeeld gegevens die wij gedurende re-integratietrajecten van betrokkene zelf ontvangen en verwerken.

Een specificatie van welke persoonsgegevens ADXpert gebruikt kunt u vinden in bijlage 1.

Doeleinden gegevensverwerking

ADXpert B.V.:

  • Het onderhouden van contact;
  • Dienstverlening op het gebied van arbeidsdeskundig advies, ziekte- en verzuimbegeleiding;
  • Het uitvoeren van een Sociaal Fiscaal Arbeidskundig (SFA) onderzoek;
  • Loopbaanbegeleiding;
  • Afnemen van de Talenten Motivatie Analyse;
  • Administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
  • Verwerking van contactgegevens die ingevuld zijn op het contactformulier op de website van ADXpert of Arbo&Meer;
  • ADXpert verspreidt regelmatig een eigen nieuwsbrief met relevante informatie over arbowetgeving, ziekte en verzuim, re-integratie en sociaal-fiscaal nieuws. U kunt ons een verzoek sturen om uw mailadres in ons bestand op te laten nemen.

Spoor2Expert B.V.

  • Het onderhouden van contact;
  • Het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte cliënten die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever dan wel een andere organisatie;
  • Het komen tot (arbeids-)participatie van cliënten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie;
  • Het naar behoren kunnen uitvoeren van werkzaamheden die noodzakelijk zijn vanuit relevante wetgeving op het gebied van ziekte en verzuim, zoals onder andere bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verbetering poortwachter;
  • Administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;

Arbo&Meer B.V

  • Het onderhouden van contact;
  • Dienstverlening op het gebied van arbo, ziekte- en verzuimbegeleiding;
  • Het naar behoren kunnen uitvoeren van werkzaamheden die noodzakelijk zijn vanuit relevante wetgeving op het gebied van ziekte en verzuim, zoals onder andere bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verbetering poortwachter. Hieronder valt eveneens het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.
  • Het naar behoren kunnen uitvoeren van werkzaamheden die, op basis van een overeenkomst met een opdrachtgever, voortvloeien uit fiscaal- en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving (bijvoorbeeld het begeleiden van het eigen risicodragerschap van een werkgever);
  • Administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
  • Verwerking van contactgegevens die ingevuld zijn op het contactformulier op de website van ADXpert (www.adxpert.nl).
De grondslag van de gegevensverwerking

ADXpert verwerkt alleen persoonsgegevens op basis van onderstaande grondslagen:

  • De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking;
  • Uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  • Uitvoering van een overeenkomst tussen opdrachtgever en ADXpert;
  • Verwerking vindt plaats op grond van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld arbodienstverlening/re-integratie);
  • Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke;
  • Verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de verantwoordelijke of opdrachtgever.

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens krijgt specifieke aandacht. Wij verwerken deze gegevens alleen op basis van onderstaande grondslagen:

  • Na uitdrukkelijk verkregen schriftelijke toestemming van betrokkene. Deze toestemming wordt opgenomen in het dossier;
  • Indien er sprake is van een noodzaak op grond van rechten en verplichtingen, op het gebied van het arbeidsrecht of het sociale zekerheidsrecht;
  • Indien er sprake is van een noodzaak op het gebied van arbeidsgeneeskunde.
Toegang tot de persoonsgegevens
  • Toegang tot (medische)persoonsgegevens hebben alleen die gebruikers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Dit is nader toegelicht in bijlage 2.
  • Derden die door ADXpert worden ingeschakeld hebben alleen toegang tot de (medische) persoonsgegevens, voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Zij zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
  • ADXpert maakt gebruik van diverse softwareprogramma’s, noodzakelijk voor de bedrijfsuitvoering. Dit betreft bijvoorbeeld een verzuimregistratiesysteem waarvan het medische gedeelte niet toegankelijk is voor niet-geautoriseerde gebruikers, rapportagesoftware en CRM/HRM-software. Met deze partijen heeft ADXpert een verwerkersovereenkomst afgesloten. Toegang is vastgelegd in een autorisatieschema.
Beveiliging van persoonsgegevens

ADXpert is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van deze Privacyverklaring. ADXpert heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of in handen van een verkeerde persoon terecht komen. Deze veiligheidsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast.

Bewaartermijnen

ADXpert bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Hoe lang gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard en de doeleinden van de gegevensverwerking. De bewaartermijn kan daarom per doel verschillen. Nadere uitwerking hiervan vindt u in bijlage 3.

Na het verstrijken van de vastgestelde bewaartermijn draagt ADXpert zorg voor vernietiging van de betreffende gegevens op een beveiligde manier.

  • Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot u als betrokkene terug te herleiden persoonsgegevens twee jaar na de overeengekomen beëindiging van de begeleiding, verwijderd.
  • In principe eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact door of namens de verantwoordelijke met u als betrokkene.
  • Bij SFA-onderzoeken worden gegevens verwijderd na ontvangst van de beschikking van de Belastingdienst door opdrachtgever. Indien er sprake is van aanvullende facturen, bewaren wij het dossier maximaal drie jaar.
  • De gegevens die noodzakelijk zijn voor een wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht of de medische bewaarplicht) blijven zeven jaar bewaard.
Doorgifte persoonsgegevens

ADXpert verstrekt uw gegevens zonder voorafgaande toestemming niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. In dat geval is voorafgaande schriftelijke toestemming niet nodig. Zo verstrekken wij bijvoorbeeld gegevens aan het UWV of aan een potentiële werkgever in het kader van re-integratie.

Doorgifte derde land

Uitgangspunt van ADXpert is dat persoonsgegevens niet worden doorgegeven en/of worden opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit waarborgt voor u passende bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG.

Rechten betrokkene

Wilt u gebruik maken van één van onderstaande rechten? Dan kunt u daartoe een verzoek indienen via info@adxpert.nl. Binnen een maand na ontvangst van dit verzoek bericht ADXpert u schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Als uw verzoek complex of omvangrijk is, kan ADXpert die termijn verlengen met maximaal twee maanden. ADXpert heeft het recht uw verzoek te weigeren indien dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. ADXpert kan u vragen dat u zich nader identificeert, alvorens uitvoering aan uw verzoek te geven.

  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens over te dragen naar een andere dienstverlener (dataportabiliteit);
  • U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens ter controle van juistheid en volledigheid;
  • U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen;
  • Heeft u toestemming verstrekt voor verwerking van (medische) persoonsgegevens, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken;
  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking. Dit geldt niet wanneer er sprake is van gegevensverwerking op basis van een wettelijke verplichting;
  • U heeft het recht op afschrift van uw persoonsgegevens die wij in bezit hebben.
  • Bent u van mening dat wij op een onjuiste manier omgaan met uw persoonsgegevens? Dan kunt u dit kenbaar maken via info@adxpert.nl. Ook heeft u het recht om te allen tijde een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u bijvoorbeeld vindt dat wij uw klacht niet naar tevredenheid afhandelen;
  • U heeft het recht op vergetelheid van uw persoonsgegevens.
    • Dit geldt wanneer de gegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel van de verwerking;
    • Dit geldt wanneer u uw toestemming voor gegevensverwerking intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking is;
    • Dit geldt wanneer ADXpert uw gegevens onrechtmatig verwerkt;
    • Dit geldt niet wanneer er sprake is van gegevensverwerking op basis van een wettelijke verplichting.
Klachtenprocedure

ADXpert doet er alles aan opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren. Het kan echter voorkomen dat u niet tevreden bent over onze dienstverlening c.q. werkwijze. Wanneer hier sprake van is, kunt u de klachtenprocedure opvragen via info@adxpert.nl.

Contact

Mocht u vragen hebben over deze privacyverklaring of andere vragen op het gebied van privacy binnen ADXpert, dan kunt u uw vragen stellen aan onze Functionaris Gegevensbescherming. De Functionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken via privacy@adxpert.nl.

Wijzigingen

ADXpert behoudt zich het recht voor om wijzigingen in deze Privacyverklaring aan te brengen, binnen de grenzen van de AVG. Om op de hoogte te blijven van de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan, adviseren wij u regelmatig kennis te nemen van dit statement, bijvoorbeeld wanneer u ons nieuwe persoonsgegevens doorgeeft.

Bijlage 1 - Welke persoonsgegevens gebruikt ADXpert?

ADXpert B.V.:

  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum

Voor de uitvoering van de SFA-dienstverlening:

  • BSN-nummer
  • Loongegevens
  • Gegevens met betrekking tot toepasselijke sociale verzekerings- en fiscale wet- en regelgeving

Arbo&Meer B.V.:

  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • BSN
  • Verpleegadres van de zieke werknemer

Bijzondere gegevens:

  • Medische gegevens

Spoor2Expert B.V.:

  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
Bijlage 2 - Toegang tot persoonsgegevens

ADXpert B.V.:

Het team van ADXpert bestaat uit arbeidsdeskundigen, coaches, fiscaal deskundigen en secretariaat.

Arbo&Meer B.V.:

Het behandelteam van Arbo&Meer bestaat uit bedrijfsartsen, casemanagers, arbeidsdeskundigen en secretariaat.

Spoor2Expert B.V.:

Het team van Spoor2expert bestaat uit arbeidsdeskundigen, coaches en secretariaat.

Al de hierboven genoemde gebruikers hebben een strikte geheimhoudingsplicht ten opzichte van de gegevens waarvan zij op grond van die toegang kennis nemen.

Bijlage 3 - Bewaartermijnen

Arbo&Meer B.V.

Aanstellingskeuringsdossiers:

De aanstellingskeuringsdossiers van sollicitanten, ongeacht of ze worden aangenomen of niet, mogen maximaal zes maanden bewaard worden, gerekend vanaf de uitvoering van de keuring.

Gegevens van zieke werknemers

Voor de verzuimdossiers waarbij sprake is van een behandelovereenkomst en voor medische dossiers geldt een bewaartermijn van twintig jaar vanaf beëindiging van de dienstverlening.

Voor de situatie dat er geen sprake is van een behandelingsovereenkomst (dit geldt voor het merendeel van de handelingen van de bedrijfsarts) mag het medisch dossier bewaard worden zolang dat noodzakelijk is voor het doel van het onderzoek.

Voor overige gegevens over zieke werknemers die arbodienstverleners registreren bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Het is echter redelijk dat deze niet langer dan twee jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject bewaard blijven.

Spoor2Expert B.V. | ADXpert B.V.:

Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van het niet-medisch deel van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om dit in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren.

Voor de uitvoering van SFA-dienstverlening bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Het is echter redelijk dat deze niet langer dan twee jaar na afronding van de dienstverlening bewaard blijven.