Een medewerker vertelt dat ze zwanger is. Fantastisch nieuws. Maar misschien schiet er tegelijk van alles door je hoofd als werkgever. Wat moet ik regelen? Hoe zit het met de verlofaanvraag? Wat zijn mijn verplichtingen? En wat als er iets misgaat?
In mijn werk als casemanager zie ik vaak dat werkgevers hun best doen om het goed te regelen, maar dat het doolhof aan regels verwarrend en overweldigend kan zijn. Soms merk ik dat één gemiste termijn of een onduidelijke aanvraag al genoeg is om vertraging of frustratie te veroorzaken. Daarom wil ik je helpen om helderheid te krijgen en grip te houden op het proces.
Daarom heb ik de belangrijkste informatie voor je op een rij gezet. In dit artikel lees je onder andere:
Tot slot vind je een handig stappenplan en praktische tips om verlofaanvragen soepel en correct te laten verlopen.
Wanneer een medewerker zwanger is, heeft zij recht op 16 weken verlof. Dit verlof bestaat uit twee delen: zwangerschapsverlof (voor de bevalling) en bevallingsverlof (na de bevalling). De werkgever vraagt dit verlof in één keer aan bij het UWV, dat tijdens deze periode 100% van het dagloon vergoedt.
Hierbij zijn er een aantal termijnen die je als werkgever goed in de gaten moet houden:
De werknemer kiest zelf of ze het zwangerschapsverlof vier, vijf of zes weken vóór de uitgerekende datum wil laten ingaan. Dit noemen we de flexibiliseringsperiode. Wordt de werknemer in deze periode ziek, dan tellen die dagen automatisch mee als zwangerschapsverlof. Is ze al ziek vóór de flexibiliseringsperiode, dan vervalt de keuzevrijheid. In dat geval begint het zwangerschapsverlof verplicht zes weken voor de bevalling. Als werkgever is het belangrijk dat je weet hoe dit werkt en op tijd schakelt, zodat je de verlofaanvraag tijdig en correct kunt indienen.
Op de dag van de bevalling gaat het zwangerschapsverlof automatisch over in bevallingsverlof. Hier hoef je als werkgever niets voor te doen, tenzij de werknemer bevalt voordat haar verlof is ingegaan. Neem in dat geval als werkgever contact op met het UWV.
Ongeacht de werkelijke geboortedatum duurt het bevallingsverlof minimaal tien weken. Als de werknemer minder dan zes weken zwangerschapsverlof heeft opgenomen of als de baby te vroeg is geboren, wordt de niet-opgenomen periode bij het bevallingsverlof opgeteld.
De werknemer mag de laatste zes weken van haar verlof gespreid opnemen, over een periode van maximaal 30 weken. Dit verzoek moet binnen drie weken na de start van het bevallingsverlof worden ingediend.
Als de baby na de geboorte langer dan zeven dagen in het ziekenhuis ligt, kan de moeder extra verlof opnemen. De duur van dit aanvullend verlof is gelijk aan het aantal dagen dat de baby in het ziekenhuis ligt, min de eerste zeven dagen. Het maximale aanvullend verlof is tien weken. De werknemer moet hiervoor een ziekenhuisverklaring indienen bij de werkgever. De werkgever dient de aanvraag vervolgens in bij het UWV.
De partner heeft ook recht op verlof tijdens de eerste periode na de geboorte:
Werknemers met kinderen tot 8 jaar hebben recht op 26 werkweken ouderschapsverlof per kind. Dit wordt berekend op basis van het aantal uur dat de werknemer per week werkt. De werknemer kiest zelf of hij of zij deze uren verspreid of aaneengesloten opneemt.
De aanvraag moet minimaal twee maanden van tevoren schriftelijk bij de werkgever worden ingediend. In het verzoek doet de werknemer een voorstel over de invulling van het verlof. Dit mag aansluitend op het bevallingsverlof plaatsvinden, maar ook later. Of het ouderschapsverlof betaald of onbetaald is, hangt af van het moment waarop het wordt opgenomen.
Werknemers kunnen binnen het eerste levensjaar van hun kind negen werkweken betaald ouderschapsverlof opnemen. Deze weken mogen verspreid worden over het jaar, afhankelijk van wat het beste past bij de situatie van de werknemer en de planning van de werkgever. Bijvoorbeeld door één dag per week verlof op te nemen.
Het UWV vergoedt in deze weken 70% van het dagloon. Let op: de negen weken moeten binnen het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen, anders vervallen ze als betaald verlof. Ze kunnen dan alleen nog als onbetaald ouderschapsverlof worden opgenomen.
Bij onbetaald ouderschapsverlof mag de werkgever de verlofuren inhouden op de salarisadministratie. Er hoeft geen contractwijziging plaats te vinden, maar het kan wel invloed hebben op de opbouw van vakantiedagen of pensioen.
Deze gevolgen zijn niet altijd meteen duidelijk voor werknemers. Het is daarom goed om dit soort zaken op tijd met elkaar te bespreken. Zo voorkom je teleurstellingen achteraf en weet iedereen precies wat hij of zij kan verwachten.
Verandert de werknemer van baan, dan kan het resterende ouderschapsverlof worden meegenomen. De oude werkgever geeft dit aan in een werkgeversverklaring met het aantal resterende verlofuren. Vervolgens meldt deze werkgever de overstap bij het UWV. De werknemer en de nieuwe werkgever maken samen afspraken over hoe en wanneer het resterende verlof wordt opgenomen. De uitkering wordt opnieuw aangevraagd, maar het bedrag blijft gelijk.
Voor de verschillende verlofvormen verstrekt het UWV de uitkeringen. Toch zit er een belangrijk verschil in de manier waarop die uitbetalingen plaatsvinden:
Omdat doorbetaling van loon niet verplicht is bij ouderschapsverlof, hoeft de werkgever het bedrag niet voor te schieten. Dit kan betekenen dat de werknemer tijdelijk minder inkomen heeft. Maak hierover dus duidelijke afspraken.
Helaas is een verandering in de uitbetalingsdatum niet het enige wat voor een inkomensdaling bij werknemers kan zorgen. Ook fouten tijdens de verlofaanvraag kunnen leiden tot vertraging of misverstanden. Hieronder benoemen we drie veelvoorkomende valkuilen, en hoe je die als werkgever kunt vermijden:
Als de aanvraag te laat wordt ingediend, kan dit leiden tot vertraging in de betaling. Zorg dat je de aanvraag dus op tijd indient.
Bereken de verlofperiode zorgvuldig, vooral bij flexibel verlof of aanvullend verlof na ziekenhuisopname.
Een verkeerde naam, een fout BSN of ontbrekende documenten kunnen ervoor zorgen dat de aanvraag vertraging oploopt of zelfs wordt afgekeurd. Controleer daarom alles goed vóór je indient.
Je mag als werkgever zwangerschaps- of bevallingsverlof niet weigeren of aanpassen. Werknemers hebben hier wettelijk recht op.
Na afloop van het verlof kunnen ze wel een verzoek indienen om hun werktijden of arbeidsduur aan te passen. Dit kan op basis van de Wet flexibel werken. Als werkgever moet je zo’n verzoek serieus overwegen. Alleen als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn, mag je het weigeren. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin het werk niet meer goed kan worden georganiseerd of de continuïteit van het bedrijf in gevaar komt.
Ook een aanvraag voor ouderschapsverlof mag je niet weigeren. Wel mag je – in uitzonderlijke gevallen – in overleg treden over de spreiding van het verlof. Bijvoorbeeld als de voorgestelde verdeling tot serieuze knelpunten in de planning of bedrijfsvoering leidt. Kom je er samen niet uit, dan mag de werknemer het geschil voorleggen aan de rechter.
Na afloop van ouderschapsverlof mag een werknemer tot één jaar zijn of haar werktijden anders verdelen. Dat betekent: andere spreiding van uren over de week, maar het totale aantal contracturen blijft gelijk. Dit geldt voor zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof.
Wil je hiervan afwijken? Dan kan dat, zolang jullie er samen uitkomen. Leg afspraken altijd schriftelijk vast. Dat voorkomt gedoe achteraf en zorgt voor duidelijkheid aan beide kanten.
Verlof goed regelen is niet alleen een wettelijke verplichting, het draagt ook bij aan een positieve werksfeer. Als je als werkgever duidelijk en proactief te werk gaat, voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Met onderstaande tips pak je verlofaanvragen gestructureerd én soepel aan:
Door veelgemaakte fouten te vermijden en gebruik te maken van de tips uit dit artikel, voorkom je administratieve problemen en loopt het verlofproces soepel. Dat bespaart jou als werkgever tijd én zorgt ervoor dat je medewerkers met een gerust hart met verlof kunnen gaan.
Verlof goed regelen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Als je de regels volgt, helder communiceert en gemaakte afspraken vastlegt, ben je al een heel eind. Begin op tijd, denk vooruit en houd ruimte voor overleg. Zo werk je aan een goede planning én bied je je medewerker de ondersteuning die nodig is.
Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet? Download dan onze gratis checklist. Je vindt daarin alle belangrijke stappen overzichtelijk op een rij – van verlofaanvraag tot uitbetaling. Liever persoonlijk advies? Neem dan contact op met ADXpert. We denken graag met je mee.