Dankzij de steeds verdergaande technologie kunnen werkgevers hun werknemers makkelijker controleren. Maar tussen ‘of iets kan’ en ‘of iets mag’, ligt een wereld van verschil. Of werknemers nu thuiswerken of op kantoor, maakt niet uit. In beide gevallen kent het monitoren van werknemers haken en ogen. En dat is niet zonder reden. Gegevens die verkregen worden vanuit controlesoftware, zijn direct of indirect te herleiden naar individuele werknemers. Daarom zijn deze gegevens persoonsgegevens in de zin van de AVG en is naleving van deze wet van toepassing.

Belangenafweging

Op 31 mei 2021 heeft minister Koolmees kamervragen beantwoord met betrekking tot ‘gluurapparatuur’. Controlesoftware is steeds meer in trek. Vakbonden hebben hun zorgen geuit. De minister benoemt dat vertrouwen tussen werkgever en werknemer de basis vormt voor een goede arbeidsrelatie. Dit zal niemand ontkennen. En waar vertrouwen heerst, is controle overbodig. Maar, zoals de minister ook aangeeft, is het in sommige gevallen toegestaan werknemers te controleren. De werkgever kan hierbij een gerechtvaardigd belang hebben. Tegenover dit belang staat het belang van de werknemer, het privacybelang. Welk belang weegt zwaarder? Om te bepalen naar welke kant de weegschaal doorslaat, zal de werkgever een belangenafweging moeten maken, waarbij rekening wordt gehouden met alle omstandigheden. Een werkgever heeft te onderzoeken of de controle op een minder ingrijpende manier plaats kan vinden en of de noodzaak echt bestaat. Een eenduidig antwoord op de vraag of monitoring is toegestaan, is daarom nooit te geven. Onderstaande punten gelden echter voor iedere werkgever die over de inzet van monitoring nadenkt:

• Is er een duidelijk zwaarwegend bedrijfsbelang dat opweegt tegen het privacybelang van de werknemer? Als het goed is, zal de werkgever een DPIA uitvoeren, waarin dit aspect ook naar voren komt.
• Wat is het doel van de controle? Het doel dient vooraf duidelijk te zijn bepaald. Gegevens voor het ene doel verzamelen en vervolgens gebruiken voor een ander doel, is niet toegestaan.
• Is er een ondernemingsraad (OR) aanwezig? Een voorgenomen besluit zal eerst langs de tafel van de OR moeten. De OR heeft op grond van artikel 27 WOR instemmingsrecht.
• Is de werknemer vooraf duidelijk geïnformeerd over het hoe en waarom van de inzet van het controlemiddel? Heimelijke inzet van controlesoftware is geen optie, uitzonderingen daargelaten.
• Is de werknemer op de hoogte van zijn of haar rechten op grond van de AVG? Bijvoorbeeld het recht op inzage, correctie, blokkering of verwijdering?

Klachtrecht

Vermoedt een werknemer dat de inzet van digitale controlemiddelen niet in de haak is, “dan”, zo schrijft de minister, “kan hij hierover eerst in gesprek gaan met zijn werkgever. Ook kan hij hiervoor terecht bij de ondernemingsraad of de vertrouwenspersoon, indien aanwezig. Ook kan er een melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.” In 2020 heeft de AP 14 van dit soort klachten ontvangen, waarvan het merendeel nog in behandeling is.

In goed overleg

Over dit onderwerp zal het laatste woord nog niet gesproken zijn. De minister geeft terecht aan dat het altijd belangrijk is om aandacht te hebben voor het gebruik én de uitwerking van de controlesystemen en hoe werknemers dit ervaren. Het is aan werkgevers en werknemers gezamenlijk om goede afspraken te maken over de eventuele (digitale) controle en daar invulling aan te geven.