Kennisbank

Wat te doen als Corona uitbreekt op kantoor?

21 augustus 2020

Nu de zomervakantie ten einde is gekomen, zullen veel van uw werknemers weer aan het werk zijn of gaan. Afgelopen week werd door de Overheid opgelegd dat ook na 1 september thuiswerken nog steeds de norm blijft, maar niet voor ieder bedrijf is dit haalbaar. Werkt uw personeel toch binnen uw bedrijf en blijkt het dat één van uw werknemers corona heeft opgelopen? In dit artikel adviseert ADXpert wat u het beste kunt doen als er corona uitbreekt binnen uw bedrijf.

Wanneer er corona is uitgebroken binnen uw bedrijf, zullen er waarschijnlijk veel vragen bij u en uw werknemers opkomen. Niet alleen uw werknemers zullen bezorgd zijn, maar ook uw klanten en andere betrokkenen. Om deze reden is het van belang dat u zo snel mogelijk overzicht creëert, om controle te krijgen over de situatie. Op deze manier kunt u uw werknemers en klanten zo goed mogelijk beschermen en op een correcte en kloppende manier communiceren.

Overzicht creëren

Wanneer één van uw werknemers corona heeft opgelopen, is het erg belangrijk dat er meteen correct gehandeld wordt. De eerste actie die u kunt ondernemen is het creëren van overzicht door middel van het beantwoorden van onderstaande vragen:

• Waar heeft de werknemer corona opgelopen? (Hierover leest u meer in de artikelen over Vakantie & Corona: Alles over reizen naar gele & oranje gebieden en Verplicht vakantiebestemming doorgeven aan werkgever?)
• Wanneer heeft de werknemer corona opgelopen?
• Wie is er betrokken? Welke andere werknemers zijn in aanraking geweest met de positief geteste werknemer?
• Zijn bovenstaande werknemers al op de hoogte gebracht en gaan zij zich laten testen?
• Zijn er werknemers binnen uw bedrijf die extra kwetsbaar zijn?
• Wat is de impact van deze situatie?
• Wat zijn de mogelijke gevolgen?
• Welke acties zijn er al genomen binnen uw bedrijf?

Betrokkenen op de hoogte stellen

Als u al deze vragen hebt beantwoord, is het van belang om uw gehele bedrijf op de hoogte te stellen van deze situatie. Wanneer u deze informatie verstuurt, kunt u overwegen om verschillende berichten te versturen naar werknemers, klanten en andere betrokkenen.

Hierna is het van belang om contact op te nemen met de GGD. De GGD kan u adviseren over te nemen maatregelen, welke informatie er verzonden moet worden en naar wie, welke werknemers getest moeten worden en of uw bedrijf geopend mag blijven of niet.

Wanneer u de situatie communiceert, moet u opletten met welke informatie u verstrekt. Het is namelijk verboden om informatie over de medische situatie van uw werknemer te verstrekken. In uw bericht omtrent de corona situatie is het dan ook niet toegestaan om aan te geven over welke werknemer de berichtgeving gaat en hoe het met de gezondheid van de desbetreffende werknemer gaat.

Let er op dat in alle communicatie rondom de corona situatie uw eigen werknemers voorrang krijgen. Dit komt omdat u, als werkgever, een zorgplicht heeft naar uw werknemers én uw werknemers de situatie ook naar buiten kunnen/zullen brengen. De communicatie richting uw werknemers kunt u op de volgende wijze doen:

• Bij het opstellen van een bericht voor uw werknemers begint u met het volgende:
  • De huidige situatie
  • De aanpak
  • De reactie/berichtgeving naar externe partijen
• Een aantal andere belangrijke adviezen voor uw bericht zijn:
  • Toon betrokkenheid, respect en wees eerlijk. Vertel wat er aan de hand is en baseer deze informatie op feiten. Het is niet verstandig om te speculeren of beloftes te doen die u niet kunt nakomen;
  • Geef het toe wanneer er voor u iets niet duidelijk is of wanneer u gewoonweg iets niet weet;
  • Geef aan waar of bij wie uw werknemers met vragen terecht kunnen;
  • Zorg dat u de situatie nauw in de gaten houdt, ook de eventuele (online) ontwikkelingen op bijvoorbeeld nieuws of social media
• Bedenk bij het opstellen van dit bericht dat er in het huidige tijdperk volop wordt gecommuniceerd, op zowel social media als in persoonlijke gesprekken. Om een zo correct en consistent mogelijke boodschap te verspreiden over uw bedrijf en de aanpak van de corona situatie, kan het van belang zijn om duidelijke antwoorden op mogelijke vragen paraat te hebben in een document. Hierin kunt u exact vermelden wat er is gebeurd en wat uw bedrijf heeft gedaan om de corona situatie te voorkomen of te beïnvloeden.
• Voeg ook aan het bericht toe wat voor een invloed deze situatie op uw werknemers heeft en toon betrokkenheid. Geef deze informatie in uw bericht of geef aan wanneer uw werknemers hier mee over te horen zullen krijgen.
• Bepaal binnen uw bedrijf wie de woordvoering gaat doen. Dit kan nodig zijn indien er persvragen worden gesteld. Zorg dat dit gedurende de situatie één en dezelfde persoon is, om afwijkende antwoorden te voorkomen. U kunt eventueel bij uw werknemers aangeven, dat u het niet waardeert wanneer zij onbevoegd persvragen gaan beantwoorden, dat ze externe partijen met vragen mogen doorsturen naar de afdeling/persoon die hierover gaat óf dat u ter voorbereiding op eventuele persvragen een document hebt opgesteld met de correcte antwoorden.

Wanneer u uw werknemers hebt ingelicht, kunt u klanten en andere partijen in gaan lichten. U kunt dit via de mail, telefonisch of via social media doen.

Aan de slag

Na alle berichtgeving kunt u na gaan denken over hoe u de situatie (deels) kunt oplossen. Stel uw bedrijfsarts op de hoogte en vraag eventueel om advies. Daarnaast is het van belang om het advies van het GGD op te volgen. Zorg dat u op de hoogte bent van alle werkzaamheden van de desbetreffende werknemer en kijk hoe en door wie deze werkzaamheden kunnen worden overgenomen. Indien de werknemer in contact is geweest met andere collega’s, kan het zo zijn een gehele afdeling of team in quarantaine moet. Bedenk hoe u dit oplost en de komende periode gaat invullen wat betreft de werkzaamheden van de afdeling of het team. Als laatst is het belangrijk om (nogmaals) de corona maatregelen binnen uw bedrijf te bekijken, ze naast de richtlijnen vanuit de Overheid te leggen en ze eventueel te (her)evalueren.